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Organisation

Welche Daten zuerst aus dem Kopf ins System gehören

Kunden, Leistungen, Preise und Stundensätze: Welche Stammdaten ein Handwerksbetrieb zuerst erfassen sollte, mit Beispiel und Ablauf für vier Wochen.

  • Autor Marc Bode
  • Veröffentlicht am
  • Aktualisiert am
  • Lesezeit 7 Minuten
Handwerker sitzt in der Werkstatt an einem Schreibtisch voller Papiere und Notizen vor einem Bildschirm, darüber ein Regal mit Ordnern, auf dem Boden schläft ein Hund

Zuerst gehören die Daten ins System, die in jedem Angebot und jeder Rechnung vorkommen: Kunden, Leistungen mit Preisen und Ihre Stundensätze. Alles andere können Sie später nachziehen. Wer mit zu viel anfängt, kommt selten bis zum ersten fertigen Angebot.

Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben Sie je Bereich wirklich brauchen, welche rechtlichen Punkte dabei eine Rolle spielen und wie ein realistischer Ablauf für die ersten Wochen aussieht.

Was Stammdaten sind

Stammdaten sind die Angaben, die sich selten ändern und oft gebraucht werden. Ihr Gegenstück sind Bewegungsdaten: Angebote, Aufträge, Arbeitszeiten und Rechnungen, die bei jedem Vorgang neu entstehen. Jedes Angebot greift auf Kunden und Leistungen zurück, jede Rechnung auf Stundensätze. Fehler in den Stammdaten wandern deshalb in jedes Dokument.

Stammdaten sind die Grundlage für den ersten der fünf Schritte vom Zettel zum System: Angebote aus Bausteinen statt jedes Mal neu.

Kunden: erst die aktuellen

Legen Sie zuerst die Kunden an, mit denen Sie gerade arbeiten oder die regelmäßig wiederkommen. Alte Kundenkarteien müssen Sie nicht komplett übertragen. Sie können einen Kunden anlegen, sobald er sich wieder meldet.

Für den Anfang genügen diese Felder:

  • vollständiger Name oder Firmenname und vollständige Anschrift, denn beides ist Pflichtangabe auf jeder Rechnung,
  • ein Ansprechpartner und ein Kontaktweg, also Telefon oder E-Mail,
  • die Angabe „privat oder gewerblich“,
  • bei gewerblichen Kunden die Adresse für E-Rechnungen, falls der Kunde eine eigene nennt.

Das Feld „privat oder gewerblich“ wirkt unscheinbar, entscheidet aber über zwei Dinge. Erstens wird zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht; Papier und PDF sind nur noch für Leistungen bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Betriebe bis Ende 2027. Zweitens muss eine Rechnung an Privatkunden über Arbeiten an einem Grundstück auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Beides steht im Umsatzsteuergesetz, Stand Oktober 2026.

Kundendaten sind personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur, was Sie für Angebot, Auftrag und Rechnung brauchen. Das verlangt der Grundsatz der Datenminimierung in der Datenschutz-Grundverordnung. Fragen zum Datenschutz klären Sie mit Ihrer Beratung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Leistungen und Preise: Bausteine mit Einheit

Beginnen Sie mit den Leistungen, die Sie am häufigsten anbieten. Jeder Baustein besteht aus vier Angaben:

  • einer Bezeichnung, die der Kunde versteht,
  • einer Beschreibung für das Angebot,
  • einer Einheit wie Stunde, Quadratmeter, laufender Meter, Stück oder pauschal,
  • einem Preis, der zu Ihrer Kalkulation passt.

Beispiel für einen Baustein

„Wandfläche streichen, Dispersionsfarbe weiß, zwei Anstriche“, Einheit m². Die Werte sind Beispielwerte, keine Preisempfehlung.

  • Material: 0,25 l/m² × 6,00 Euro/l = 1,50 Euro je m²
  • Arbeitszeit: 0,12 h/m² × 70,18 Euro/h = 8,42 Euro je m²
  • Preis des Bausteins: 9,92 Euro je m² netto

Achten Sie bei der Bezeichnung auf den Kunden. „WF str. 2x“ versteht nur das eigene Büro. „Wandfläche streichen, zwei Anstriche, Dispersionsfarbe weiß“ versteht auch der Kunde, und Rückfragen zum Angebot werden seltener. Vermerken Sie bei jedem Baustein außerdem, wann der Preis zuletzt kalkuliert wurde. So sehen Sie auf einen Blick, welche Preise eine Prüfung brauchen, etwa nach einer Lohnerhöhung.

Der Preis ist der Punkt, an dem sich der Aufwand lohnt. Wenn jeder Baustein einmal sauber kalkuliert ist, entfällt die Preisfrage bei jedem neuen Angebot. Die Materialmenge im Beispiel stammt aus der Rechnung im Beitrag Wie viel Farbe brauche ich? Vier typische Rechenfehler.

Stundensätze: Verrechnungssatz ist nicht Stundenlohn

Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den Sie Kunden für eine Arbeitsstunde berechnen. Er ist nicht der Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter, denn er muss auch Nebenkosten des Lohns, Gemeinkosten des Betriebs und einen Gewinnanteil abdecken. Wie Sie ihn Schritt für Schritt ermitteln, zeigt der Ratgeber Stundenverrechnungssatz berechnen: Schritt für Schritt; Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Rechner auf stundenverrechnungssatzrechner.de durch.

Wenn Sie mehrere Sätze verwenden, etwa für Meister, Geselle und Helfer, legen Sie jeden einzeln an. So rechnet das System später die erfassten Zeiten richtig ab.

Die eigenen Firmendaten: oft vergessen

Zu den Stammdaten gehören auch die Angaben über Ihren eigenen Betrieb. Sie stehen auf jedem Angebot und jeder Rechnung und werden deshalb einmal zentral gepflegt:

  • vollständiger Firmenname und Anschrift,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine davon ist Pflichtangabe auf der Rechnung,
  • Bankverbindung und Kontaktdaten,
  • das Schema Ihrer Rechnungsnummern; jede Nummer darf nur einmal vergeben werden,
  • Standardtexte, etwa Zahlungsziel und der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für Privatkunden bei Arbeiten an einem Grundstück.

Prüfen Sie diese Angaben einmal gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung. Ein Fehler in den Firmendaten steht sonst auf jeder Rechnung, bis ihn jemand bemerkt. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, gehört der entsprechende Hinweis ebenfalls als Standardtext dazu.

Schreibweisen festlegen, bevor Sie anfangen

Legen Sie vorab fest, wie Sie schreiben: „Straße“ oder „Str.“, mit oder ohne Anrede, Firmennamen vollständig mit Rechtsform. Was banal klingt, verhindert Dubletten. Dubletten sind doppelte Einträge für denselben Kunden, etwa „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“. Sie führen dazu, dass Aufträge und Rechnungen auf zwei Kunden verteilt sind.

Eine Person im Betrieb sollte für die Stammdaten zuständig sein und Dubletten regelmäßig bereinigen. Vergeben Sie Kundennummern nach einem einfachen Schema und ändern Sie es danach nicht mehr.

Ein realistischer Ablauf für die ersten vier Wochen

  1. Woche 1: Schreibweisen festlegen und die Kunden der letzten zwölf Monate anlegen.
  2. Woche 2: Die häufigsten Leistungen als Bausteine erfassen, zunächst ohne Preis.
  3. Woche 3: Stundensätze berechnen und die Preise der Bausteine ergänzen.
  4. Woche 4: Das erste echte Angebot nur aus Bausteinen erstellen und fehlende Bausteine nachtragen.

Die Wochen sind ein Vorschlag, keine Vorgabe. Wichtig ist die Reihenfolge: Kunden und Leistungen vor den Preisen, Preise vor dem ersten Angebot.

Was Sie zunächst weglassen können

  • Material- und Lieferantendaten, solange Sie Material als eigene Position mit Pauschale oder Zuschlag führen,
  • abgeschlossene Aufträge aus früheren Jahren,
  • Fotoarchive und alte Korrespondenz,
  • Lagerbestände, solange Sie kein Lager führen.

Bewahren Sie alte Unterlagen weiterhin so auf, wie Ihre Steuerberatung es vorgibt. Das System ersetzt das Archiv nicht von selbst. Wenn Sie später eine Software wählen, hilft Ihnen diese Ordnung beim Import. Worauf Sie dabei achten, steht auf der Seite Handwerkersoftware für Kleinbetriebe.

Checkliste: Stammdaten anlegen

Zum Abhaken beim Lesen oder Planen. Die Häkchen werden nicht gespeichert.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten?

Stammdaten ändern sich selten und werden immer wieder gebraucht, etwa Kunden, Leistungen und Stundensätze. Bewegungsdaten entstehen bei jedem Vorgang neu, zum Beispiel ein Angebot, ein Auftrag, eine erfasste Arbeitszeit oder eine Rechnung. Bewegungsdaten greifen auf Stammdaten zurück.

Wie viele Leistungen sollte ich am Anfang anlegen?

So viele, dass Sie Ihre häufigsten Angebote vollständig aus Bausteinen zusammensetzen können. Zwanzig Bausteine sind ein überschaubarer Anfang. Seltene Leistungen legen Sie an, wenn sie das nächste Mal gebraucht werden.

Wer sollte die Stammdaten pflegen?

Am besten eine feste Person, zum Beispiel im Büro, mit einer Vertretung für Urlaub und Krankheit. Alle anderen dürfen Änderungen melden, tragen sie aber nicht selbst ein. So bleiben Schreibweisen einheitlich, und Dubletten entstehen seltener.

Darf ich Kundendaten ohne Einwilligung speichern?

Für Angebot, Auftrag und Rechnung ist die Verarbeitung in der Regel zur Erfüllung des Vertrags erforderlich, das erlaubt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung. Für Werbung gelten andere Regeln. Speichern Sie nur, was Sie brauchen, und lassen Sie sich im Einzelfall beraten.

Muss ich private und gewerbliche Kunden unterscheiden?

Ja, das lohnt sich. Zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht, für Privatkunden nicht. Und bei Arbeiten an einem Grundstück muss die Rechnung an Privatkunden auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Ein Feld „privat oder gewerblich“ im Kundenstamm macht beides einfach.

Quellen und Stand

Stand der Angaben: . Gesetze, Verordnungen und Normen ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung die jeweils aktuelle Fassung. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

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