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Für Betriebe mit 1 bis 20 Mitarbeitern

Handwerksbetrieb digitalisieren: in fünf Schritten vom Zettel zum System

Sie arbeiten noch mit Papier und Tabellen? Dann müssen Sie nicht alles auf einmal umstellen. Fangen Sie dort an, wo der Zettel Sie am meisten Zeit kostet: bei Angeboten, Aufträgen, Zeiten, Rechnungen oder Ihrer Website.

Schreiner mit Mütze und Arbeitsschürze tippt an der Hobelbank auf ein Tablet, an der Wand hängen Stechbeitel und Werkzeug, im Hintergrund brennt ein Holzofen

Die Reihenfolge

Fünf Schritte vom Zettel zum System

Jeder Schritt steht für sich und lässt sich einzeln angehen. Aufwand und Nutzen beschreiben wir ohne Zahlenversprechen, weil beides vom Betrieb abhängt.

  1. Schritt 1: Angebote: aus Bausteinen statt jedes Mal neu

    Heute entsteht jedes Angebot neu im Textprogramm oder auf Papier. Die Preise stehen im Kopf oder in alten Dateien.

    So geht es: Sie erfassen Ihre häufigsten Leistungen einmal mit Text, Einheit und Preis. Angebote setzen Sie danach aus diesen Bausteinen zusammen.

    Aufwand
    Überschaubar. Sie tragen Leistungen und Preise einmal zusammen. Die Kalkulation dahinter sollten Sie vorher kennen.
    Nutzen
    Angebote sehen einheitlich aus, die Preise passen zu Ihrer Kalkulation, und ein altes Angebot ist schnell wiedergefunden.

  2. Schritt 2: Aufträge: eine Liste statt Haftnotizen

    Aufträge stehen auf Haftnotizen, im Kalender und in Nachrichten. Den ganzen Stand kennt nur, wer gerade im Büro sitzt.

    So geht es: Jeder Auftrag bekommt einen Eintrag mit Kunde, Adresse, Leistung, Termin und Status.

    Aufwand
    Mittel. Sie übernehmen Ihre Kundendaten und legen mit dem Team fest, wer was einträgt.
    Nutzen
    Alle sehen denselben Stand, im Büro wie auf der Baustelle. Das spart Rückfragen per Telefon.
    Handwerker sitzt in der Werkstatt an einem Schreibtisch voller Papiere und Notizen vor einem Bildschirm, darüber ein Regal mit Ordnern, auf dem Boden schläft ein Hund

  3. Schritt 3: Zeiten: Stunden gleich beim Auftrag erfassen

    Der Stundenzettel wird am Freitag aus der Erinnerung ausgefüllt.

    So geht es: Das Team trägt Arbeitszeiten pro Auftrag ein, am Handy oder im Büro.

    Aufwand
    Mittel. Technisch ist das wenig; entscheidend ist eine feste Regel im Team, wann eingetragen wird. Rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung klären Sie mit Ihrer Beratung.
    Nutzen
    Die Stunden landen vollständig auf der Rechnung, und nach dem Auftrag sehen Sie, ob die Kalkulation gestimmt hat.

  4. Schritt 4: Rechnungen: aus Auftrag und Zeiten erstellen

    Rechnungen entstehen Wochen später aus Notizen, und niemand weiß genau, was noch offen ist.

    So geht es: Die Rechnung entsteht aus Angebot, Auftrag und erfassten Stunden. Offene Rechnungen sind auf einen Blick sichtbar.

    Aufwand
    Mittel. Pflichtangaben, Nummernkreis und Aufbewahrung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab; diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
    Nutzen
    Rechnungen gehen zeitnah raus, und Sie sehen, welche noch nicht bezahlt sind.

  5. Schritt 5: Website: gefunden werden und erreichbar sein

    Interessenten erfahren nur über Empfehlungen von Ihrem Betrieb und rufen an, ohne zu wissen, ob Sie die Arbeit überhaupt übernehmen.

    So geht es: Eine eigene Website zeigt Ihre Leistungen und Ihr Einzugsgebiet und bietet einen festen Kontaktweg.

    Aufwand
    Gering bis mittel, wenn Leistungen, Einzugsgebiet und einige echte Fotos Ihrer Arbeit vorliegen.
    Nutzen
    Interessenten prüfen vorab, ob Sie passen, und melden sich über einen festen Weg.

Wo fangen Sie an? Dauern Angebote zu lange, beginnen Sie mit Schritt 1. Fehlen Stunden auf der Rechnung, starten Sie mit Schritt 3. Findet Sie niemand, ist Schritt 5 der richtige Anfang. Die Reihenfolge ist keine Pflicht.

Die Kurzfassung für Plakat und Anzeige finden Sie unter Zettelwirtschaft ade. Eine Checkliste für den Vergleich von Programmen steht auf der Seite Handwerkersoftware für Kleinbetriebe.

Zum Ausprobieren

Rechnen Sie nach, bevor Sie bestellen

Rechner für den Alltag auf der Baustelle. Die Formel steht jeweils sichtbar auf der Seite, sodass Sie jeden Wert nachprüfen können.

Frau streicht mit der Farbrolle eine Wohnzimmerwand dunkelgrün, links ist die Wand noch weiß, davor stehen eine Holzleiter, Farbeimer und Farbwannen auf Abdeckfolie

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