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Handwerkersoftware wechseln: So bleiben Ihre Daten Ihre

Datenexport, Aufbewahrungsfristen und EU-Datenverordnung: Worauf Sie vor dem Vertrag mit einer Handwerkersoftware achten und was Sie fragen sollten.

  • Autor Marc Bode
  • Veröffentlicht am
  • Aktualisiert am
  • Lesezeit 7 Minuten
Handwerker mit Kappe und eine Kollegin sitzen in der Werkstatt an einem Schreibtisch und schauen gemeinsam auf einen Laptop

Bevor Sie sich für eine Handwerkersoftware entscheiden, sollten Sie wissen, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Das lässt sich vor dem Vertrag prüfen: Bitten Sie den Anbieter um einen Beispielexport oder testen Sie den Export im Probezugang selbst.

Der Datenexport gehört zur Checkliste für Handwerkersoftware, weil er über die Freiheit der Wahl entscheidet. Kommt ein Programm später nicht mehr infrage, sollten Kunden, Angebote und Rechnungen nicht dort festhängen. Dieser Beitrag zeigt, was exportierbar sein sollte, was das Steuerrecht verlangt und welche Rechte die EU-Datenverordnung bei Cloud-Programmen gibt.

Was sich exportieren lassen sollte

  • Kunden mit Anschrift, Ansprechpartner und Kontaktdaten,
  • Ihre Leistungsbausteine mit Text, Einheit und Preis,
  • Angebote und Aufträge mit allen Positionen,
  • erfasste Arbeitszeiten je Mitarbeiter und Auftrag,
  • Rechnungen als Dokumente und als Liste mit Nummer, Datum, Betrag und Zahlungsstand.

Auf das Format kommt es an. CSV ist eine Tabelle als reiner Text, die sich in jedem Tabellenprogramm öffnen lässt; sie eignet sich für Listen. Angebote und Rechnungen sollten Sie als PDF erhalten. E-Rechnungen liegen in einem strukturierten Format vor, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Gemeint sind Datensätze, die ein Programm lesen kann. Für Leistungsverzeichnisse im Bauwesen ist außerdem GAEB verbreitet, ein Austauschformat für Ausschreibungen. Ein Export, der nur eine Übersicht liefert, aber nicht die einzelnen Rechnungen, hilft Ihnen beim Wechsel wenig.

Vergessen Sie die Anhänge nicht. Baustellenfotos, Aufmaßskizzen und unterschriebene Abnahmeprotokolle hängen in vielen Programmen an Aufträgen. Fragen Sie, ob sie mit exportiert werden und ob die Zuordnung zum Auftrag dabei erhalten bleibt, etwa über die Auftragsnummer im Dateinamen. Sonst haben Sie nach dem Wechsel einen Ordner voller Bilder, die zu keinem Kunden mehr passen.

Was das Steuerrecht verlangt

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen Sie acht Jahre aufbewahren. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und versandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Das regeln § 147 der Abgabenordnung und für Rechnungen zusätzlich § 14b des Umsatzsteuergesetzes, Stand Oktober 2026. Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Rechenbeispiel

  • Rechnung ausgestellt am 15. März 2026
  • Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026
  • 8 Jahre später: aufbewahren bis zum 31. Dezember 2034

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Für den Wechsel ist ein weiterer Punkt wichtig. Wurden die Unterlagen mit einem Programm erstellt, kann das Finanzamt bei einer Außenprüfung Einsicht in die Daten nehmen, eine Auswertung verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Nach einem Wechsel des Systems genügt es nach § 147 Abs. 6 AO, die alten Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.

Wechseln Sie also im Jahr 2026, gilt die Erleichterung ab 2032. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und dem bisherigen Anbieter, wie Sie den Zugriff bis dahin sicherstellen, zum Beispiel über einen Lesezugang. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Was die EU-Datenverordnung für Cloud-Programme regelt

Seit dem 12. September 2025 gilt die EU-Datenverordnung, auch Data Act genannt. Sie enthält Regeln für den Wechsel zwischen Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten. Darunter fallen Cloud-Dienste, also auch viele Programme, die Sie im Browser nutzen. Der Vertrag muss danach unter anderem enthalten:

  • eine Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten,
  • eine Übergangszeit von höchstens 30 Kalendertagen, in der der Anbieter beim Wechsel unterstützt,
  • eine vollständige Liste der Daten, die Sie mitnehmen können,
  • einen Zeitraum von mindestens 30 Kalendertagen, in dem Sie Ihre Daten abrufen können.

Wechselentgelte dürfen bis zum 12. Januar 2027 nur die Kosten des Anbieters decken. Ab diesem Datum sind sie nicht mehr erlaubt. Ganz oder teilweise ausgenommen sind unter anderem Testversionen und Dienste, die für einen einzelnen Kunden maßgeschneidert wurden. Ob Ihr Programm unter die Regeln fällt, klären Sie im Zweifel mit einer Rechtsberatung.

Praktisch heißt das: Lesen Sie vor der Unterschrift die Abschnitte zu Kündigung, Laufzeit und Datenmitnahme. Steht dort nichts zum Wechsel, fragen Sie nach und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

Fragen an den Anbieter

  1. Welche Daten lassen sich vollständig exportieren, und in welchem Format?
  2. Kostet der Export oder der Wechsel extra?
  3. Wie lang sind Kündigungsfrist und Übergangszeit?
  4. Wie lange habe ich nach der Kündigung noch Zugriff auf meine Daten?
  5. Wann werden meine Daten nach Vertragsende gelöscht?
  6. Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
  7. Wie unterstützt das Programm eine Außenprüfung, auch nach dem Vertragsende?
  8. Lassen sich E-Rechnungen empfangen, erstellen und im Originalformat archivieren?

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung nötig, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa Ihre Kundendaten. Lassen Sie diese Unterlagen von einer fachkundigen Stelle prüfen. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

So machen Sie einen Testexport

Legen Sie im Probezugang einen Testkunden mit Umlauten im Namen und in der Straße an, ein Angebot mit drei Positionen und eine Rechnung. Exportieren Sie die Daten und öffnen Sie die Dateien in einem Tabellenprogramm. Prüfen Sie dann:

  • Sind Umlaute und Sonderzeichen korrekt, also „Müller“ und „Straße“ statt Zeichensalat?
  • Stehen Kundennummer, Datum und Beträge in eigenen Spalten?
  • Sind Beträge mit Komma als Dezimalzeichen lesbar, ohne dass aus 1.250,00 Euro ein Datum wird?
  • Lassen sich die PDF-Dokumente öffnen und enthalten sie alle Positionen?

Der Test kostet wenig Zeit und zeigt früh, ob ein späterer Wechsel an den Daten scheitern würde.

Den Wechsel planen

  1. Stichtag wählen. Ein Jahres- oder Quartalswechsel erleichtert die Abgrenzung in der Buchhaltung.
  2. Stammdaten zuerst. Kunden, Leistungen und Stundensätze übernehmen Sie vor allem anderen. Wie Sie sie ordnen, steht im Beitrag Welche Daten zuerst aus dem Kopf ins System gehören.
  3. Laufende Vorgänge abschließen. Offene Angebote und Aufträge führen Sie möglichst im alten Programm zu Ende.
  4. Rechnungsnummern klären. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, wie der Nummernkreis im neuen Programm weiterläuft.
  5. Archiv sichern. Exportieren Sie alle Rechnungen und Belege vollständig, bevor der Zugang endet.

Checkliste: Datenexport vor dem Vertrag

Zum Abhaken beim Lesen oder Planen. Die Häkchen werden nicht gespeichert.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen nach § 14b UStG und § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, Stand Oktober 2026. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.

Reicht ein PDF-Export für die Aufbewahrung?

Für viele Dokumente ist ein PDF eine gute Form. Bei einer E-Rechnung ist jedoch der strukturierte Datensatz die eigentliche Rechnung. Bewahren Sie ihn in der Form auf, in der Sie ihn erhalten oder versendet haben. Was für Ihre übrigen Unterlagen genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Darf der Anbieter für den Wechsel Geld verlangen?

Für Cloud-Dienste, die unter die EU-Datenverordnung fallen, dürfen Anbieter bis zum 12. Januar 2027 nur Wechselentgelte bis zur Höhe ihrer eigenen Kosten verlangen. Ab diesem Tag sind Wechselentgelte nicht mehr erlaubt. Ob Ihr Programm darunter fällt, klären Sie im Zweifel mit einer Rechtsberatung.

Muss ich das alte Programm nach dem Wechsel weiter bezahlen?

Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass Sie die steuerlich relevanten Daten während der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar vorhalten können. Fragen Sie den bisherigen Anbieter nach einem günstigen Lesezugang oder einem vollständigen Export und stimmen Sie die Lösung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?

Das regelt Ihr Vertrag. Fallen Sie unter die EU-Datenverordnung, muss der Vertrag nach der Übergangszeit einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Tagen vorsehen und danach die vollständige Löschung. Exportieren Sie trotzdem vor dem Vertragsende alles, was Sie brauchen.

Quellen und Stand

Stand der Angaben: . Gesetze, Verordnungen und Normen ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung die jeweils aktuelle Fassung. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

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